如何有效提升遠端工作效率

By Keddie

2022 / 02 / 19

如何有效提升遠端工作效率

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Work From Home 時代來臨!隨著 COVID-19 疫情擴散,一時之間,工作模式出現巨大變化,從現場辦公轉變為居家遠端工作。進入遠端模式後,出現許多需要克服的課題。 例如:如何確保團隊在遠端協作中的效率與品質?如何在遠端時依然保持良好及有效的溝通?如何在居家工作中保持專注、自律?自己應該如何更好的參與遠端協作中? 我們特別整理五個方法,幫助在遠端工作的你,除了讓團隊協作更加有效率完成外,還能提升自己的職能喔!

一、如何避免打混摸魚,建立與主管的信任感

遠端工作不能面對面看到同事的一舉一動,此時如何創造同事之間的信任感是很重要的!要如何避免打混摸魚的狀況發生?

你可以:

1. 為自己的工作制定目標:

可與團隊討論使用 OKR 管理法來訂定短期目標。「O」是指目標 (objectives)、「KR」則是關鍵結果 (key results),它是一項溝通工具,可以幫助所有人了解最新目標是什麼。 透過 OKR 管理法 得知團隊當前重要任務分別有哪些,亦輔助成員了解「如何達成目標的要求」,主管也能藉此迅速檢視成員的工作成果,並調整下一次的目標。

2. 適時回報工作進度:

可以透過通訊軟體來即時回報工作進度,除了能讓主管追蹤成果,也能更加了解團隊每個人目前工作進行的狀態。

二、建立儀式感,開啟你的工作模式

辦公場景從公司變成家裡,難免會有不習慣的時候。要如何像平常一樣,快速進入工作狀態呢?這時候你可以依據自己平常的習慣來建立儀式感,好讓自己轉換為認真、專注的狀態。例如:有些人習慣在工作前來杯咖啡、來點音樂,或是換上正式服裝,即便在家中上班也應該要維持這個習慣,能夠幫助自己轉換心情和狀態。

除了平時工作的儀式感能讓你快速進入高生產力,工作環境也是非常重要的。遠距工作時,因為沙發、床、遊戲、零食等,容易分神的元素都垂手可得,旁邊也沒有其他同事,可能一不小心就會被吸引走而拖累了工作進度。 建議可以整理出一個可以舒適且獨立的辦公環境,更能助你在工作時保持效率哦!

三、善用專案管理神器,有效掌握進度

不管是團隊的專案,或是自己的工作事項,都能使用專案管理工具來幫你有效掌握進度! 我們用的任務排程工具是 Trello,因此以 Trello 說明。市面上還是有很多非常好的軟體,適用於不同工作情境和團隊。

Trello 專案管理工具,是個簡單的 TO DO List 軟體,可以自己設定工作、專案流程,更可以詳細記錄了每一項任務的最新狀態。是個容易上手的簡單任務排程工具。

示意圖:

Trello

四、降低在外的干擾,抓回自己的工作節奏

居家工作難免有時會分心,可以透過 app 養成專注習慣,提升效率,迅速找回你的工作狀態!在此推薦一款番茄鐘 app —— 專注清單,讓你成為時間管理大師。

專注清單結合番茄工作法和任務管理。利用番茄工作法,拆分任務到25分鐘的時間塊,開啟番茄鐘,設定好今天要完成的任務,每個任務代表著需要一顆番茄鐘來完成,預估完成任務的目標時間,心裡對工作量有數,你能更輕鬆面對。一旦開始任務就必須專注在當下,完成任務會有音效提醒,這時就可以起身活動、伸展一下筋骨,好好的放鬆自己。

此款 app 還有統計的數據圖表,分別有日報、週報和月報,透過數據可以看到自己專注的時間及完成的番茄數,能定期總結自己的工作情況,視覺化呈現努力成果,會讓你更有動力繼續往前!

五、善用視訊會議軟體,溝通可以更順暢

若在工作中碰到較複雜的問題,可以使用視訊或通訊軟體進行溝通,甚至可以共享螢幕畫面,讓團隊成員與主管能了解你要陳述的內容,也能看到彼此的表情、肢體語言,大幅降低雙方溝通的阻礙,更可以在遠端協作中提升凝聚力和參與度。

你可以:

  1. 事先制定好會議規則
  2. 每人都有發言的主題及項目,讓團隊成員有參與感
  3. 事先提供開會主題或待解決的問題,讓團隊有時間思考,確保討論主題不會過於發散,避免沒效率的會議
  4. 持續改進視訊會議的流程,聆聽成員的回饋,進而不斷調整遠端開會的模式及效益

沒有最好,只有最適合的方式!

這次疫情突然爆發,居家遠端工作,成為了許多企業因應疫情的方式,人們彼此的溝通方式協作模式被迫進化。 不管你的專業領域是否為軟體產業,都能透過這次的 Work From Home,重新檢視自己的工作流程,如何最大化遠端工作的溝通效率以及生產力,進而挑選適合自己的軟體工具,從中不斷地學習,並且保持彈性,因應實際狀況來調整。相信最終一定能找到最適合自己與團隊的工作模式!

疫情期間大家也別忘了保持運動的好習慣,有健康的身體才能有更好的工作表現!